Veliki broj korisnika zadovoljan je podacima i bazama iz listova, ali nemoguće je izbjeći u naprednijem radu važnost unosa podataka iz vanjskih izvora.

Podaci proizvedeni u vanjskim bazama ili programima kao što su Microsoft Access, dBASE, Oracle, SAP itd, mogu se unijeti u Excel putem excelovih alata, kao što su Query Wizard, Microsoft Query. Pivot tabela ili kodom u VBA. Isto tako podaci se  mogu unijeti sa Web izvora putem Web Query-a.(Svaka viša verzija Excela ima stanovita poboljšanja u odnosu na prethodnu, stoga sve nisu spominjane).

Excel može direktno učitati podatke koji imaju manje od 65535 zapisa (vertikalni raspon) i 255 polja (horizontalan raspon). Ako iskoristite VBA može daleko više (koliko memorija dozvoljava). 

Pošto obično nema potrebe unašati cijele baze već samo podatke koji su vam trenutno potrebni i zadovoljavaju određene kriterije, Excel to radi bez problema.

Da bi lakše shvatili pojmove na koje se nailazi prilikom rada sa  bazama podataka i vanjskim podacima navest ću najosnovnije:  

OLAP (Online analitička obrada)

OLAP je trodimenzionalan alat za analiziranje različitih dimenzija višedimenzionalnih podataka (dva ili više nivoa podataka). Koristi za kreiranje Pivot tabela.

OLE (Povezivanje i ugrađivanje objekata)

OLE (Object Linking and Embedding)

Protokol koji dozvoljava aplikacijama da komuniciraju da bi kreirale, ili izmjenile objekte, podatke koji mogu biti ugrađeni ili povezani u druge aplikacije podaci mogu biti tekstualni dokumenti, crteži, slike, animacija, zvuk

Korišten informatički enciklopedijski rječnik (Željko Panian)

Skoro svi autori knjiga kada pišu o unosu podataka u Excel mahom navode podatak da Excel može unijeti tek 65 535 slogova, sa svim pokretačima s kojima Excel dolazi. Dokumenat u priligu to opovrgava i unaša programiranjem s VBA-om i metodom ADODB 25.000 slogova, sa poljima  raspoređenim vertikalno (4 polja), što zauzima sa praznim redom između svakog sloga, 2 lista. Dokumenat Dugi.txt stvorit će te  u direktoriju gdje se nalazi  Dugi.xls.

Dugi.zip Download - 28 382 b  

Ovaj dokumenat pokazuje kako se bilo koji tekst u excelovom listu može spremiti u tekst dokumenat iako nema karakteristike baze podataka , tj podaci su rastrkani unutar prostora sa dosta praznih polja. Ova baza može poslužiti za izvlaćenje neformalnih podataka i vraćanje nazad u List. Isto tako zahvalno je ovakav način koristiti za Pohranu podataka (Beckup) izvan excelove Knjige  i po potrebi vraćati nazad. Važno je iznijeti podatke i vratiti podatke na isto mjesto.Treba voditi računa o osvježenju podataka.

Nepravilni.zip Download - 14 521 b  

Ovaj dokumenat podignite, odzipajte, smjestite na disk, otvorite i  nekom  od funkcija u ovom slučaju - Vlookup, Min i Max, pretražujte podatke sa dokumenta koji se nalazi na serveru, te skidajte i otvarajte dokumenat sa servera.

Vanjski.zip Download - 44 53 b  

Private Declare Function ShellExecute Lib "shell32.dll" Alias "ShellExecuteA" _
(ByVal hwnd As Long, ByVal lpOperation As String, ByVal lpFile As String, _
ByVal lpParameters As String, ByVal lpDirectory As String, ByVal nShowCmd As Long) As Long
Private Declare Function GetDesktopWindow Lib "user32" () As Long
Const SW_SHOWNORMAL = 1

Public Function StartURL(URL As String) As Long
Dim Scr_hDC As Long
Scr_hDC = GetDesktopWindow()
StartURL = ShellExecute(Scr_hDC, "Open", URL, "", "C:/", SW_SHOWNORMAL)
End Function

Sub Uvid_u_dokument()
StartURL "http://www.croexcel.com/racun/racun.xls"
End Sub

Private Declare Function URLDownloadToFile Lib "urlmon" _
Alias "URLDownloadToFileA" (ByVal pCaller As Long, ByVal szURL$, _
ByVal szFileName$, ByVal dwReserved As Long, ByVal lpfnCB As Long) As Long

Sub skidanje_sa_stranice()
Dim lResult As Long
Dim sURL$, sLocalFile$
sURL = "http://www.croexcel.com/vanjski podaci/server/vanjski.zip" 'Pripaziti na točnu putanju dokumenta
sLocalFile = "c:\vanjski.zip" 'mjesto gdje se dokumenat pohranjuje
lResult = URLDownloadToFile(0, sURL, sLocalFile, 0, 0)
End Sub

Ovaj dokumenat podignite, odzipajte smjestite na disk, ili uzmite priložene dokumenta ili stvorite neki vlastiti dokumenat u Wordu pripazite na naziv i putanju i  koristite se makroom u prilogu ExcelWord.xls dokumenta.

ExcelWord.zip Download - 14 302 b  

Sub ExcelWord()
Dim WordDoc As Word.Document
   Worksheets("Word-Excel").Range("e1:g10").Copy
Set AppWord = CreateObject("word.application")
   AppWord.Visible = True
   AppWord.Documents.Add
   AppWord.Selection.PasteSpecial Link:=False, DataType:=wdPasteText,      Placement:=wdInLine, DisplayAsIcon:=False
   Application.CutCopyMode = False
   WordDoc.SaveAs "c:\ExcelWord.doc"
End Sub

Sub WordExcel()
   'Trebate uključiti u VisualBasic Editor/Tools/References/Microsoft Word 9.0 Object           'Library da bi ovaj macro radio 'napraviti Wordow dokumenat i spremiti ga na disk
Dim DocWord As Word.Document
Dim AppWord As Word.Application
Set AppWord = New Word.Application
   AppWord.ShowMe
   AppWord.Visible = True
Set DocWord = AppWord.Documents.Open("c:\WordExcel.doc", ReadOnly:=True) 'navesti ispravnu putanju
With AppWord
   .Selection.WholeStory
   .Selection.Copy
End With
   ' kopirai u Excel cijeli Wordow dokumenat
   ThisWorkbook.Worksheets("Word-Excel").Range("a1").Select
   ActiveSheet.Paste
   Range("a1").Select
   'zatvoriti Word
   AppWord.Application.Quit
   Application.CutCopyMode = False
End Sub

Sub MS_Word()
Dim wd As Object
Set wd = CreateObject("word.application")         Worksheets("2").ChartObjects(1).Chart.ChartArea.Copy
       wd.Visible = True
       AppActivate wd.Name
 With wd
      .Documents.Add
      .Selection.TypeParagraph
     .Selection.PasteSpecial link:=True, DisplayAsIcon:=False, Placement:=wdInLine
End With
Set wd = Nothing
End Sub

Sub MS_PowerPoint()
Dim ppt As Object, pres As Object
Set ppt = CreateObject("powerpoint.application")
Worksheets("2").ChartObjects(1).Copy
ppt.Visible = True
AppActivate ppt.Name
Set pres = ppt.Presentations.Add
pres.Slides.Add 1, ppLayoutBlank
ppt.ActiveWindow.View.Paste
Set ppt = Nothing
End Sub