Ako u obavljanju poslova imate potrebu da iz vaših svakodnevnih podataka morate raditi izvještaje u gotove (unaprijed štampane) Obrasce (Statističke izvještaje bili kakvog tipa, formulare FINE itd.) ispunjavanjem  unaprijed određenih kvadrata, crtica i sl. Excel je pravo rješenje.

   U ovom djeli ću pokušati donekle približiti način na koji se to radi.

   Prije svega odredite koliko je potrebno kolona za izradu Obrasca. Što više kolona to je bolje. Vodite računa da  mjesta unosa budu identična mjestima unosa na originalnom formularu, a to se postiže unašanjem podataka u određene redove i određene kolone, i njihovim pomicanjem u raznim smjerovima.

Pretvaranje inča u centimetre

Red

   Podjeliti visinu reda koja je u inčima  sa  29,50 da se dobije visina u centimetrima.

Kolona

   Širini kolone koja je u inčima dodati 0,71 i podjeliti 5.1425 da se dobije širina u centimetrima.

1. Priprema lista

   Obavezno ostavite prazan prvi i zadnji red lista, i kolonu A i posljednu koja se nalazi unutar margina (omeđeno žutom). To je zato da biste cijeli obrazac lakše  prilagodili mjestima unosa pomičući cijeli list redom 1 i zadnjim gore dole i kolonom A i zadnjom lijevo desno.

Isto tako odredite koje će te margine imati i one vam moraju uvijek biti iste ili još lakše isprogramirajte ih tako da pred printanjem se donesu u željenu poziciju.

2. Unos crtovlja

3. Lociranje unosa

   Prilikom lociranja unosa obavezno  se koristite formatiranjem ćelija. Na taj način vrlo lagano pomicanjem teksta u svim smjerovima povečavate  točnost unosa.

   Uzmite originalan obrazac i fotokopirajte ga nekoliko puta i pošaljite ga na tiskanje nakon tiskanja utvrdit će te koliko su unosi van mjesta gdje bi trebali biti. U odnosu na tiskanu poziciju u formularu pomicanjem redova i kolona dovedite unos u traženu poziciju u listu.

   Kada ste locirali unose provjerite da li odgovaraju originalnom obrascu višekratnim tiskanjem i gađanjem kvadrata i crta za unos ako za to postoji potreba. 

Isto tako lociranje unosa možete vršiti sa redalicom ili trokutom na način da odredite odnosu u udaljenostima na originalnom obrascu sa onima u listu.

4. Unos